Conditions de service

01Qui nous sommes

Les services sont offerts par Comptify (« Comptify », « nous »), dont le siège est situé au 176, chemin Principale, Saint-Sauveur (Québec).

Comptify est une équipe de services comptables. Comptify n'est pas membre de l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec et ne se présente pas comme un cabinet de CPA.

02Services offerts

Selon le forfait et les options choisis, Comptify peut offrir :

• Tenue de livres : catégorisation et conciliation mensuelles des transactions bancaires et de cartes de crédit.
• États financiers de gestion : bilan, état des résultats et, selon le forfait, flux de trésorerie, produits chaque mois pour le suivi interne de l'entreprise.
• TPS et TVQ : préparation et production des déclarations de taxes à partir des livres tenus par Comptify.
• Paie (option) : calcul des paies, remises des retenues à la source, relevés d'emploi, feuillets T4 et Relevé 1 et sommaires de fin d'année.
• Suivi financier : tableaux de bord, indicateurs et prévisions de trésorerie.
• Dossier de fin d'année : préparation des livres et des pièces justificatives en vue des états financiers annuels et des déclarations de revenus.
• Services ponctuels : rattrapage comptable et intégration (mise en place du dossier).

Le détail des services inclus pour chaque client est confirmé par écrit dans la soumission ou la lettre d'entente, qui a préséance sur la description générale du site.

03Services exclus et partenaires

Comptify ne rend pas elle-même les services suivants :

• les états financiers annuels destinés à des tiers, ainsi que les missions de compilation, d'examen ou d'audit;
• la préparation et la signature des déclarations de revenus (T2, CO-17, T1, TP-1) et les conseils fiscaux;
• les avis juridiques, en évaluation d'entreprise ou en placement.

Pour ces services, Comptify collabore avec des comptables et fiscalistes partenaires indépendants. Ces services sont offerts sur soumission. Le partenaire est responsable de son travail professionnel, conformément aux règles qui l'encadrent. Comptify coordonne le dossier et transmet l'information nécessaire, avec votre autorisation.

04Forfaits et volume

Les forfaits sont établis selon le volume mensuel de transactions et le nombre de comptes bancaires et de cartes :

Dépassement de volume

Un dépassement occasionnel n'est pas facturé. Si le volume dépasse la limite du forfait pendant trois mois consécutifs, Comptify vous en avise et vous propose le forfait adapté. Aucun changement de prix n'est appliqué sans votre accord écrit.

05Prix, facturation et paiement

• Les prix sont en dollars canadiens, avant TPS et TVQ.
• Le prix fixe mensuel est confirmé par écrit après l'appel découverte.
• Les forfaits sont facturés au début de chaque mois et payés par carte de crédit.
• Les frais d'intégration (250 $ à 500 $) sont facturés une seule fois, au démarrage.
• Le rattrapage comptable (dès 150 $ par mois de retard) et les services des partenaires sont facturés selon la soumission acceptée.
• Tout montant impayé après 30 jours porte intérêt au taux de 2 % par mois (24 % par année). Comptify peut suspendre les services après un avis écrit de 10 jours si un compte demeure impayé.
• Les prix peuvent être révisés au plus une fois par année, avec un préavis écrit de 30 jours.

06Vos responsabilités

La qualité du travail dépend de l'information reçue. En tant que client, vous vous engagez à :

• fournir des renseignements et pièces justificatives exacts, complets et dans les délais demandés;
• donner à Comptify les accès nécessaires (banques, logiciels, portails gouvernementaux) et l'aviser de tout changement;
• répondre aux questions de Comptify dans un délai raisonnable;
• vérifier les rapports et déclarations transmis avant leur production, et signaler rapidement toute erreur;
• conserver vos pièces justificatives pendant la durée exigée par la loi (généralement six ans).

Vous demeurez responsable de vos obligations fiscales et légales, de vos décisions d'affaires et du paiement des sommes dues aux gouvernements.

07Nos engagements

• Rendre les services avec soin, compétence et diligence.
• Répondre aux questions reçues par courriel ou clavardage en moins de 4 heures ouvrables en moyenne (lundi au vendredi, 8 h 30 à 17 h).
• Produire les états financiers de gestion mensuels, généralement entre le 5 et le 10 du mois suivant, lorsque toutes les pièces ont été reçues.
• Attribuer à chaque client un membre attitré de l'équipe.
• Vous informer rapidement de toute situation pouvant affecter une échéance.

08Échéances gouvernementales

Comptify respecte les échéances de production lorsque les documents et renseignements lui sont transmis au moins 14 jours avant la date limite.

Comptify n'est pas responsable des pénalités, intérêts ou frais découlant d'un retard ou d'une erreur causés par des renseignements incomplets, inexacts ou transmis en retard, ou par un paiement non effectué par le client. Si une pénalité découle directement d'une erreur de Comptify, celle-ci en rembourse le montant, sous réserve de l'article 10.

09Confidentialité et données

• Comptify traite vos renseignements de façon confidentielle, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec.
• Vos données sont conservées sur un portail sécurisé, protégé par chiffrement et authentification à deux facteurs.
• Vos renseignements ne sont communiqués à des tiers (par exemple, nos partenaires comptables et fiscalistes) qu'avec votre autorisation ou lorsque la loi l'exige.
• Le détail du traitement de vos renseignements est présenté dans notre Politique de confidentialité.

10Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, la responsabilité totale de Comptify pour toute réclamation liée aux services est limitée au montant des honoraires payés par le client au cours des 12 mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation.

Comptify n'est pas responsable des dommages indirects, comme une perte de profits ou d'occasions d'affaires, ni du travail professionnel réalisé par ses partenaires. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde.

11Durée et résiliation

• Les forfaits sont mensuels, sans engagement à long terme, et se renouvellent automatiquement chaque mois.
• Vous pouvez résilier en tout temps avec un préavis écrit de 30 jours.
• Comptify peut aussi résilier avec un préavis écrit de 30 jours, ou sans délai en cas de non-paiement persistant, de renseignements frauduleux ou d'un manquement grave.
• À la fin du contrat, Comptify vous remet une copie complète de vos livres et documents, une fois les sommes dues acquittées, et transfère le dossier à votre nouveau fournisseur sur demande.
• Les accès de Comptify à vos comptes sont retirés à la fin du contrat. Nous vous recommandons de changer les mots de passe partagés.

12Dispositions générales

• Comptify peut modifier les présentes conditions. Les clients actifs sont avisés par écrit au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur d'un changement important.
• En cas de conflit, la soumission ou la lettre d'entente signée a préséance sur les présentes conditions.
• Si une clause est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur.
• Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s'y appliquent. Tout litige relève des tribunaux du district judiciaire de Terrebonne, au palais de justice de Saint-Jérôme.

13Nous joindre

Pour toute question sur ces conditions :

• Téléphone : 450 990-1445
• Courriel : [email protected]
• Heures : lundi au vendredi, 8 h 30 à 17 h